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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de los datos personales que hayan sido registrados en las bases de datos y que sean susceptibles al tratamiento requerido por parte de la FUNDACION JAVERIANA DE SERVICIOS MEDICO ODONTOLOGICOS INTERUNIVERSITARIOS CARLOS MARQUEZ VILLEGAS,

que para este documento será llamado por su sigla JAVESALUD, según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

JAVESALUD entiende que el tratamiento de datos sensibles debe estar restringido, por lo cual, estos serán accedidos únicamente por el personal autorizado e idóneo. De igual forma solicita consentimiento expreso a los titulares de los datos personales, con el fin de informar a estos sobre la finalidad de su tratamiento.

1.     Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor

público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Reproducir: Obtener copia, en uno o en muchos ejemplares, de los datos personales que son obtenidos en la prestación del servicio de Salud.

Adaptar: Modificar o hacer que los datos personales obtenidos, desempeñen funciones distintas de aquellas para las que fue construido.

Extraer: Apartar o filtrar los datos personales obtenidos, para obtener y crear información útil para Javesalud con base a los datos personales del titular.

Procesar: Someter los datos personales a una serie de operaciones programadas, con un fin específico relacionado con el objeto social de JAVESALUD.

Archivar: Guardar los datos personales papeles en un determinado orden. Conservar: Mantener y cuidar los datos personales para que no pierda sus características y propiedades con el paso del tiempo.

2.     Descripción de los datos que hacen referencia a la información personal de los titulares

Los datos personales de los titulares que se recogen en los diferentes servicios y sedes pueden incluir, pero no limitarse a:

  1. Nombres y apellidos
  2. Tipo y número del documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería o carné diplomático).
  3. Lugar y fecha de
  4. Edad, sexo y estado
  5. Escolaridad, profesión y ocupación.
  6. Dirección física, correo electrónico, número de teléfono fijo, celular o
  7. Empleador, su ubicación y sus datos de
  8. Información clínica del paciente incluyendo los antecedentes personales, familiares y epidemiológicos, resultados de exámenes de apoyo diagnóstico, consultas realizadas, medicamentos que recibe, diagnósticos, valoraciones médicas y cualquier otro dato concerniente a los procesos de atención.
  9. Datos de contacto de sus familiares, responsables o representantes
  10. Entidad Administradora de Planes de Beneficio (EPS, EPS-S, ARL, Plan de Atención Complementaria -PAC-, Medicina prepagada, Póliza de Salud, etc.).
  11. Información personal obtenida durante la revisión de sus peticiones, quejas o
  12. Información personal brindada a través de encuestas, u otros instrumentos institucionales.
  13. Datos necesarios para la ejecución de proyectos de investigación aprobados por el comité de ética en investigaciones de Javesalud
  14. Datos para publicaciones o presentaciones de carácter científico a nombre de Javesalud y aprobados por la dirección

3.     Responsables del tratamiento

JAVESALUD, es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.

  • Razón social: Fundación Javeriana De Servicios Medico Odontológicos Interuniversitarios Carlos Márquez Villegas JAVESALUD.
  • Oficina Principal: Carrera 19 B No. 166 – 96 Bogotá,

–     PBX: (57-1) 7 46 05 14

4.     Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este

El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

La información que recolecta JAVESALUD en la prestación de sus servicios, es utilizada con los siguientes fines:

  • Prestación de Servicios de Salud
  • Científicos
  • Educativos
  • Formativos
  • Informativos de eventos, actividades, programas y demás bienes o servicios ofrecidos por
  • Implementación de soluciones tecnológicas a los sistemas
  • Seguridad de pacientes, colaboradores, visitantes, terceros y demás personas que ingresen a las sedes de
  • Actividades de mercadeo y/o promoción de servicios propios o con quien JAVESALUD haya celebrado alianzas de servicios de
  • Cumplir con las exigencias requeridas por los EAPB, las Entidades que regulan y vigilan el Sector Salud y demás autoridades
  • Análisis estadísticos.

Además de las finalidades mencionadas anteriormente, existen otras particulares, las cuales se describen a continuación.

Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de colaboradores:

  • Apertura de acceso a plataformas tecnológicas propias de la organización.
  • Brindar información a empresas que solicitan verificar datos laborales de los empleados, para autorización de créditos de dinero o créditos comerciales. (Previa verificación de fuente y autorización del titular – uso de datos, se debe centrar en la verificación más no en el suministro de la información).
  • Ser contactado directamente en caso de ser requerido, en razón de sus funciones.
  • Informar y conformar procesos de elección y promoción
  • Soportar procesos de auditoría interna o Detectar las necesidades de capacitación e implementar acciones que permitan una excelente prestación de los servicios de la institución.
  • Análisis de SARLAFT
  • Proyectos de investigación y publicaciones donde participen colaboradores como sujetos de investigación.

Finalidades especiales para el tratamiento de datos de estudiantes

  • Realizar publicaciones   internas,    externas    y    realizar    proyectos    de investigación aprobados por
  • Investigación en estudiantes
  • Informar y conformar procesos de elección y promoción
  • Realizar mercadeo de los programas educativos tanto de pregrado como postgrado y encuestas afines a la educación a quienes voluntariamente quieran
  • Cumplir las leyes aplicables a la educación privada en Colombia incluyendo, pero sin limitarse, a cualquier requerimiento del Ministerio de Educación Nacional o las autoridades judiciales o

Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de proveedores y contratistas, convenios y alianzas:

  • Evaluación de bienes y servicios prestados por las
  • Análisis de SARLAFT
  • Seguimiento y gestión de la relación

Las demás finalidades que no se encuentren contempladas en esta política, cuyo origen no sea normativo, deberán ser expresamente autorizadas por los titulares de los datos.

JAVESALUD reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran los usuarios por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en estas políticas.

5.     Derechos del Titular

El Titular es una persona natural o jurídica cuyos datos son recolectados, almacenados o utilizados por el Responsable del tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente al Responsable, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error. En todo caso el Titular se obliga a suministrar información
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del
  3. Ser informado previa solicitud dirigida del responsable del tratamiento respecto del uso que se le han dado a sus datos
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte del
  7. Procedimiento para consultas, actualización de datos y reclamos Consultas: Los Titulares o sus representantes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de

La consulta deberá ser formulará por el medio escrito bien sea mediante

comunicación dirigida a JAVESALUD, a la dirección Carrera 19 B No. 166 – 96, Bogotá o al correo electrónico servicioalcliente@javesalud.com.co.

La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El Titular o sus representantes que consideren que la información contenida en la base de datos de JAVESALUD, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a JAVESALUD a la dirección Carrera 19 B No. 166 – 96, Bogotá, o al correo electrónico servicioalcliente@ javesalud.com.co, en la cual deberá informar: nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y correo electrónico.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que corrija las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no se pueda atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad: El Titular o su representante sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante JAVESALUD.

7.     Seguridad de la información

JAVESALUD garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8.     Modificaciones a las políticas de privacidad:

JAVESALUD se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios.

Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web www.javesalud.com.co.

9.     Aceptación:

Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política, al momento de proporcionar sus datos.

10. Vigencia:

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales, rige desde la fecha de publicación, la cual será de obligatorio cumplimiento y aplicación para JAVESALUD, sus encargados y colaboradores.

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